生态文明试验区贵阳国际研讨会幕后：信息化绿色化市场化
2017生态文明试验区贵阳国际研讨会将于6月17日隆重开幕，紧接着的18日恰逢首个“贵州生态日”，贵州各省级部门也会推出10大配套活动。
在本次生态文明试验区贵阳国际研讨会暨“贵州生态日”系列活动顺利开展的幕后，如何高质量地保障本次活动，也成为人们津津乐道的话题。
据介绍，本次保障工作本着看齐国际一流展会和论坛的精神，不断优化会务组织、接待服务、对外宣传等方面的工作，全力推动会议向“知名品牌、著名平台”的目标迈进。
本次有哪些办会模式值得借鉴参考呢?据透露，主要进行了信息化、绿色化和市场化方面的积极探索。
四重考虑之下的信息化服务
在移动互联网时代，在“大数据”产业之都贵阳隆重举办这样一次活动，提升信息化服务水平是应有之义。
据介绍，本次活动以生态文明试验区贵阳国际研讨会会议管理系统平台(以下简称会议管理平台)为核心，打造了数据收集、分析、处理、应用和发布的中心平台，依托互联网和移动终端实现办公、信息发布、对外宣传等的高效运转。
从特色上来看，本次推出的信息化服务有四重考虑。其一是数据管理“信息化”。简单来说，就是完善提升会议管理平台，以数据流的收集、分析、处理、应用为手段，对嘉宾及工作人员信息、证件信息、场地调配、酒店住房安排、保障车辆调配、日程安排等进行全过程、高效率管理和跟踪，实现大数据管理和办会。
其二是消息发布“信息化”。通过优化提升生态文明试验区贵阳国际研讨会APP，依托会议管理平台，以大数据的方式通过移动APP平台实时为与会嘉宾发布会议信息、提供会议服务，为服务人员发出工作提示、指导工作开展。
本次大会信息均做到了提前发布至会议管理平台和移动终端APP等处，会议手册、服务指南、演讲嘉宾名册、工作手册等传统的纸质内容逐步退出历史舞台。会议信息发布也遵循了类似逻辑，依托会议管理平台，通过会议现场显示终端、网站、移动终端等渠道，重要嘉宾观点摘编、会议动态等信息便捷、准确、及时、立体地得到了展示。
其三是宣传方式“信息化”。本次活动搭建了“生态文明传播大数据中心”系统，构建了以大传播+大生态的传播运行体系，形成了国内主流媒体与国外主流媒体报道相结合、传统媒体与新媒体报道相结合的融合传播生态。
举例来说，在会议指定酒店和相关活动场所展示台和电子显示屏会不断更新播报贵州原生态原产地产品，播放会议和贵州、贵阳宣传片，宣传国家和省市取得的生态文明建设成果。而依靠微信、微博和客户端，平面、网络各类媒体形成了新型绿色宣传阵地，实现了全面覆盖、全时覆盖和立体覆盖。
其四是会场服务“信息化”。手段主要有优化主会场及其周边网络服务，实现研讨内容同步直播，还有实时监测、信息采集、数据上传、即时统计等会议监测系统，提高了安检通行速度，保证了各项会务高效而便捷。
贯穿始终的绿色低碳理念
本次活动以生态文明试验区、绿色发展等为主要议题，如何在办会中体现绿色、低碳等理念，也是保障工作需要认真思考的问题。
据介绍，本次活动秉持低碳、环保、节俭、绿色办会的宗旨，严格遵循国际惯例，认真落实中央八项规定要求。在会场布置、嘉宾接待、氛围营造、后勤保障等工作环节中均融入绿色低碳理念，真正做到了绿色会议。
本次办会绿色化也有三大特点。其一是会务服务“绿色化”。比如主会场贵阳国际生态会议中心在设计、建设、管理等方面充分体现了绿色理念，在2012年曾荣获美国绿色建筑委员会颁发的优秀绿色建筑认证。会议物料使用了本土原生态材料和传统工艺，文档、证件等印制品采用环境友好型材料，坚持贯彻环保理念。
其二是活动组织“绿色化”。与会嘉宾不仅坐而论道，也被邀请参观生态示范点，参与培植生态林、绿色出行等生态文明建设实践。
其三是保障服务“绿色化”。比如会务用车尽量采用新能源汽车，会场周边区域也配备了“共享”自行车，提倡绿色出行、健康出行。在餐饮上优先选用获得国家认证的贵州生态原产地产品以及绿色食品、无公害食品和有机食品，减少使用一次性餐具。在住宿上强调节能环保，提倡节约用水用电。此外还通过编制电子培训教材对会议工作人员、志愿者、驾驶员、酒店服务人员进行了“生态文明”及“可持续发展”绿色理念和岗位技能培训。
在会议产业中发挥市场力量
据介绍，为了激发出更多会议产业的发展潜力，实现会议与企业的良性互动和可持续发展，本次活动还进行了市场化探索，充分发挥市场力量在会议产业中的资源调配作用。
本次活动市场化表现在用品招募、回馈形式、服务外包三大领域。比如本次会务用品上，会议期间接待车辆、环境布置、饮品以及广告机、手机加油站等物资和设施均通过市场化赞助方式予以解决，而通过授予称号、参与演讲、媒体专访、形象宣传等回馈方案，又吸引了众多企业积极提供赞助。
本次活动会议策划服务、会务服务、接待服务等均采取服务外包，引入专业机构提供周到细致的服务，组织方只需派出数量极少的联络员与专业机构对接工作，解决了办会“酒店会场价格高、筹备工作繁琐、人力捉襟见肘、服务质量差”等问题。
这些办法既节约了财政资金，又实现了可持续发展。