开元酒店启用前台无纸化电子签名
近日，开元酒店集团开始在旗下北京歌华开元大酒店试点用前台无纸化电子签名，用电子签名代替传统的手写签名。以北京歌华开元为例计算，该举措将为酒店每年节省约10万元的办公耗材，根据开元酒店集团信息化建设规划，前台无纸化签名终端将陆续进入旗下所有酒店，目前开元酒店集团管理和签约的酒店有100多家，若全面推广，预计每年可节省耗材费用近千万元，这种无纸化经营新概念也将大大方便宾客。
日常生活中，在各种各样的场所得到的单据往往在家里摞起来，这些签着自己名字的纸质单据很容易丢失，保存这些单据已经成为人们的负担。与个人保存各类纸质单据的负担比起来，企业的负担更重。据了解，纸质单据除了纸张的成本、保存的成本，还有墨盒的成本、打印设备的成本、打印设备的折旧、打印设备的供电成本等等。
开元酒店集团推出的前台无纸化电子签名主要用于宾客的入住和离店，是通过提供电子签名专用设备，将所有RC单和FOLIO账单直接显示于触摸设备上，通过该设备直接显示，客人可以进行电子签名，无需传统打印设备输出，并永久保存在服务器上，该系统目前支持中英文识别。同时，通过无线信号覆盖和支持触摸板的笔记本电脑，实现移动办理入住目标，酒店可自行针对会员推出在客房内以及大堂吧登记入住。
前台无纸化电子签名首先让北京歌华开元大酒店尝到了甜头，目前，在酒店前台共摆放了四台平板电脑，客人在办理入住或退房时，使用电子笔在触摸板上签字确认，授权付款，方便快捷。酒店前厅部负责人表示，自从使用前台无纸化电子签名系统后，每天可节省专用纸张近500张，估计每年仅前台就可以节省约18万张纸和40余个硒鼓。
商祺会金爵会会员田芳在前台见到这套系统时特别惊喜，她说：“今天是我在国内酒店首次使用这套系统，你们的服务在国内非常先进，感觉特别方便、环保。”除了环保，还能大大提高工作效率。此前客人如需查看原始签字账单，前台工作人员要花费大量时间和精力去财务部挨个翻看一张张账单。如今，他们只需在电脑中输入入住时的确认号码，客人所有入住和消费信息全部显示出来，一目了然。
通过前台无纸化签名的使用，一方面为酒店节省了大量的纸张和耗材成本，另一方面开元酒店集团作为中国酒店业环保先行者，一直全面推行绿色环保计划“还木开元”，此举也是践行和持续推广该计划。
据悉，我国从2005年实施《中华人民共和国电子签名法》，用法律形式真正保护消费者和企业的相关权益，同时也希望鼓励和促进无纸办公和无纸化营业的发展。开元酒店集团此次推出的前台无纸化签名也是按照法律要求执行，同时用有效的技术保障手段来使产生的各种电子数据完整性和安全性。开元酒店信息公司副总经理傅全勇表示，无纸化环保计划是开元酒店信息化建设的重要内容之一，除了目前已投入使用的无纸化传真办公和无纸化电子签名外，无纸化环保计划还将逐步推广和实施，如内部的工程报修系统和保养计划等等。
业内人士分析，开元酒店集团试水无纸化经营，将推动行业无纸化营业的发展，提升酒店业信息化、智慧化，倡导节能环保，最终提升宾客满意度和忠诚度。